关于行政办公楼各楼层会议室统一管理使用的通知

各单位：

学校行政办公楼会议室是学校各单位举行会议和开展公务活动的重要场所。为进一步提高学校行政办公楼各楼层会议室使用效率，为师生提供更加方便、高效、优质的服务，现就推进行政办公楼各楼层会议室统一管理、共享共用工作，通知如下。

一、会议室基本情况

目前，学校行政办公楼会议室使用及管理方式主要有两种。一是学术报告中心D区、A515等已经实现统一管理、全校共用的会议室；二是分布在各楼层隶属相关单位，自管自用、小范围共享的会议室。经前期充分沟通，在有关单位大力支持下，现有以下会议室将实施统一管理和使用，具体情况如下表。

二、统一管理和使用安排

1.上述会议室实行“统一配置、集中管理、共享共用”的使用原则，以提升环境质量、降低维护成本、提高使用效率。

2.上述会议室纳入学校电子校务、一网通办和工大e网办APP系统进行预约管理，各单位网上预约，系统自动分配指纹锁密码。校长办公室负责统一协调；国有资产管理办公室负责家具和有关设备的配备、更新及维护；后勤服务中心负责日常管理和卫生保洁工作。

3.上述会议室房屋隶属关系由原单位调整到学校，原有的室内相关资产根据原单位意愿，可留单位自用，也可办理手续移交国有资产管理办公室。

4.办公楼南楼、北楼每一层原则上设一个共享会议室。各单位不再设10人以上的自管会议室。部分单位的小会议室本次未纳入统一管理使用，下一步将继续加以优化调整。

三、有关要求

因共享会议室无需审批，预约即可使用，为规范管理，只赋予各单位办公室主任预约权限。各单位在预约使用过程中，严格按照学校公共会议室使用管理规定要求，做到有序、规范、安全。

校长办公室  国有资产管理办公室
2023年9月14日